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08 Aug' 17

Eventplanung – Step by Step zum gelungenen Firmenevent

Eventplanung

Professionelle Eventplanung für Unternehmen

Eventplanung – Egal ob es eine Firmenveranstaltung, ein Geschäftsdinner, eine große Jubiläumsfeier, Eröffnung, Premiere oder Vernissage betrifft, die Devise lautet: gut geplant ist halb gewonnen! Eventplanung ist ein komplexer Prozess. Es umfasst die ganzheitlichen operativen und strategischen Überlegungen und Entscheidungen, die für eine professionelle und erfolgreiche Durchführung einer Firmenveranstaltung erforderlich sind. Meist steckt hinter der Planung viel mehr, als das man mit dem bloßen Auge erkennen kann. Intern wie extern gilt es, eine Menge zu beachten, berücksichtigen und abzustimmen. Eine systematische und zielgerichtete Eventplanung ist daher für den Erfolg einer Veranstaltung unumgänglich. Wir haben für Sie die wichtigsten Steps der Eventplanung zusammengestellt.

Eventplanung – Step 1: Zielsetzungen

Thema:
Je nach der Art des unternehmerischen Veranstaltungsvorhabens empfehlen sich unterschiedliche Herangehensweisen. Steht ein Firmenjubiläum an und soll gebührend gefeiert werden? Wird eine interne Veranstaltung für die Mitarbeiter geplant oder gehören auch Geschäftspartner und Personen der Öffentlichkeit zu den geladenen Gästen? Wie lange soll das Event dauern? Egal unter welchem Motto die Veranstaltung steht, eines ist sicher: ein besonderer Anlass verlangt nach einer gebührenden Feier. Dies nicht zuletzt deswegen, um das Unternehmen sowohl intern als auch extern positiv zu präsentieren. In diesem Sinne ist es eine perfekte Gelegenheit, Gäste zu laden, die durch die Feierlichkeit vom Unternehmen überzeugt werden sollen.

Ziel:
Die Festsetzung der Ziele legt das Fundament der Eventplanung, die entsprechenden Maßnahmen zur weiteren Zielerreichung zu bestimmen. Aber wie erreicht man dieses Ziel? Es gilt u.a. diese Fragen zu beantworten:

• Was genau soll durch die Firmenveranstaltung erreicht werden?
• Welches Image soll nach außen transportiert werden?
• Sollen neue Kunden gewonnen werden oder steht die Kundenbindung im Vordergrund?

Zielgruppe:
Die Zielgruppe wird aus der o.g. Ziel-Orientierung abgeleitet. Neben berufsspezifischen Kriterien wie Branche, Berufsgrad oder Position spielen hier auch Aspekte wie Stamm-/und Bestandskunden oder Neukundenakquise eine Rolle. Im Rahmen der Zielgruppenbestimmung muss auch das Motto abgestimmt werden.

Budget:
Bevor man loslegt, ist selbstverständlich eine Budgetkalkulation erforderlich. Anhand der Zielfestsetzung muss überpüft werden, welche Mittel und Aufwendungen notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen.

Eventplanung – Step 2: Rahmenbedingungen

Dauer:
Die Dauer eines Firmenevents ist individuell gestaltbar. Die Veranstaltung kann einen ganz Tag / Abend in Anspruch nehmen oder sich über mehrere Tage erstrecken. Der Zeitpunkt und die Dauer muss natürlich mit der Verfügbarkeit der Location abgestimmt werden, womit wir schon zum nächsten Punkt kommen.

P.S. Auf Feier- und Brückentage sollte geachtet werden. Sie könnten die Teihlnehmeranzahl beeinflussen und nicht das gewünschte Ergebnis liefern.

Location:
Je nach Zielgruppe und Thema sowie Art und Umfang sollte eine passende, spannende Location ausgesucht werden, die zum Wohlbefinden der Gäste / Teilnehmer beitragen und ihnen im Gedächtnis bleiben.

Personal, Technik & Catering:
Entscheidungen hinsichtlich der Bewirtung müssen getroffen werden – ein Catering, das zu den Bedürfnissen der Gäste / Teilnahmer passt. Auch technische Bedingungen und Möglichkeiten gilt es zu prüfen. Gegebenenfalls müssen Genehemigungen eingeholt werden. Außerdem sollten Sicherheitsvorkehrungen nicht vernachlässigt werden. Für die Veranstaltungen einzusetzendes Personal muss hier natürlich auch ihre Berücksichtigung finden.

Firmenevents fordern vollstes Engagement, sehr viel Zeit, Energie und auch Durchsetzungsvermögen. Planung, Kalkulation und Organisation – Unternehmen stoßen hier oft an ihre Grenzen, denn meist fehlt es ihnen vor allem an Zeit und freien Ressourcen. Bevor Ihnen diese Aufgaben über den Kopf wachsen, geben Sie sie einfach ab und lassen sich professionell durch EVENTMARKETING.red, unserer Eventabteilung der artViper Marketingagentur, beraten. Während sich unser Team um eine ausgefeilte Planung kümmert, können Sie die Zeit effektiv nutzen und sich weiterhin vollstens Ihrem Kerngeschäft widmen.

Eventplanung – Step 3: Werbung und Marketing

Um eine Veranstaltung erfolgreich zu machen, gehört es zur Planung auch dazu, das Event effektiv zu promoten und zu bewerben. Das Marketing bildet einen wesentlichen Abschnitt hierfür.

Einladung:
Bei den Einladungen sollte der Fokus auf die Kommunikation der Wertschätzung der zu ladenden Gäste gelegt werden. Die Art der Einladung trägt maßgeblich dazu bei, ob die Gäste sich für eine Teilnahme an der Veranstaltung entscheiden. Aus diesem Grunde muss man sich also auch bei der Gestaltung und der Wahl des Mediums vollkommen auf die Zielgruppe einstellen. Das Corporate Design fällt dabei eine besondere Rolle zu, da ein einheitliches Erscheinungsbild im gesamten kommunikativen Auftritt des Unternehmens unerlässlich ist.

Werbung:
Machen Sie auf Ihr Event aufmerksam. Wenn niemand von Ihrer Veranstaltung erfährt, wird sich auch niemand dafür interessieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Aufmerksamkeit eines anstehenden Events gesteigert werden kann (Landing Page, E-Mail Marketing, Content-Marketing, Online Marketing und Social Media, PR, Offline Marketing). Die Möglichkeiten sind vielfältig und es muss gar nicht unbedingt teuer sein. Es muss jedoch stets an die definierte Zielgruppe angepasst sein.

Die künstlerische Vision ist mindestens so wichtig wie ein gewisses kaufmännische Verständnis und organisatorisches Talent. Vom ersten Brainstorming und Kostenkalkulation über Corporate Design sowie Gäste- und Servicemanagement inklusive Telefon-Service bis hin zum vollständigen Marketing, wählen Unternehmen in Bayern EVENTMARKETING.red für ihre Eventplanung. Gerade bei der Planung der Veranstaltung ist uns bei EVENTMARKETING.red eine enge Kooperation mit unseren Kunden wichtig. Sie teilen uns Ihre Wünsche, Vorstellungen und Ideen mit und wir kümmern uns um die Realisierung. Kosteneffizient, schnell und verlässlich. Perfekt geplante Firmenevents durch Marketing-Spezialisten und Event-Experten – Alles aus einer Hand bei EVENTMARKETING.red.

„Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu Dir.“
– Adolf Loos

Wie dürfen wir Ihr Unternehmen unterstützen?

Wir beraten Sie gerne persönlich unter 0961 470 30 661.